Зачем вашему бизнесу электронный документооборот?


Официальный партнер фирмы 1С в Тюмени

Контакты +7 (3452) 680-960 Заказать звонок
                                   info@tyumen-soft.ru
                             

Зачем вашему бизнесу электронный документооборот?

05.04.2019

Половина успеха при внедрении электронного документооборота зависит от того, как вы ответите на вопрос «Зачем вашей компании нужен электронный документооборот?». К сожалению, очень часто можно услышать от клиентов ответы вроде: «Он уже есть у конкурента/партнёра – а чем мы хуже?». Но такая цель внедрения ЭДО точно не приведет вас к впечатляющим результатам. О том, какие цели могут стоять перед компанией при внедрении ЭДО расскажем в нашей статье.

Оптимизация бизнес-процессов

ЭДО - простой способ оптимизировать бизнес-процессы в компании, если учитывать тот тип документов, с которыми она имеет дело, и структуру работы с документами, уже существующую на бумаге. Благодаря внедрению ЭДО вам не придётся тратить уйму времени на подготовку, обработку, доставку документов и получение платежей. В среднем, скорость доставки документов через  ЭДО составляет от 3 до 6 секунд. В результате использования технологий ЭДО временные ресурсы сотрудников освобождаются, благодаря чему они смогут направлять их  на решение более значимых задач.

Именно поэтому ЭДО универсален в разных областях – начиная с энергетики , заканчивая логистикой и нефтегазовой отраслью.


Сокращение финансовых затрат

19800613.jpgЕсли вы решите перейти на электронный документооборот, вам больше никогда не придётся тратить немалые суммы на печать и доставку огромного количества документов. В случае со стандартной работой с документами, в графе трат будут значится расходы на печать, выплаты работнику, согласующему документы, оплату доставки курьером и расходы на хранение.

Когда компания переходит на электронный документооборот, то её затраты на на обработку, печать, хранение и доставку документов сокращаются более чем на 80 %. А ведь это помимо того, что электронные документы невозможно потерять, а значит, контролировать расхождения в них значительно проще. 

Сохранение юридической силы документов

Электронные документы, заверенные цифровой подписью, обладают точно такой же юридической силой, как и обычные, бумажные. Поэтому вам не придётся дублировать ничего на бумаге. Это преимущество обеспечивается за счёт соответствия ФЗ и приказам ФНС и других контролирующих органов. Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ разрешил подписывать документы электронной подписью, а потому  принимать документы в электронном виде теперь обязана даже налоговая.

Упрощение взаимодействия с контролирующими органами

Сейчас все контролирующие органы и сами поддерживают перевод документов в цифровой вид и даже разрабатывают различные форматы работы с документами в электронном виде. Таким образом, к примеру, в электронный вид в своё время перевели книги покупок и продаж, благодаря чему с ними стало гораздо удобнее работать.

Ни для кого не секрет, что для того чтобы в случае необходимости представить документ в контролирующий орган, приходится хранить его в течение длительного периода времени. И в случае с документами на бумаге, делать это не всегда бывает удобно. Ведь хранить, а потом еще и искать такие документы может быть затратно с точки зрения времени и других ресурсов. А электронные документы очень легко отыскать по номеру документа и дате отправки.

   Cокращение временных затрат

19690100.jpgПросто представьте, сколько лишней мороки приходится выполнять при работе с бумагой: документы необходимо сначала распечатать, затем подписать и согласовать у разных руководителей. А если их ещё и нужно отправить в другой филиал или регион, то этот процесс  может занять от двух недель до месяца. Работая в системе электронного документооборота делать всё то же самое можно  буквально за несколько секунд.

Более того, переживать за сохранность таких "бумаг" не придётся. Ведь статус документа отслеживается в онлайн режиме. Вы можете отслеживать в своём личном  кабинете получил ли контрагент документ, подписал ли он его, попросил ли уточнить детали. Всё эти опции позволяют компании быстрее завершить процесс документооборота и закрыть очередную сделку.

 Улучшение сервиса и повышение лояльности

Логично, что ускорив процесс документооборота, вы также сможете стимулировать снижение дебиторской задолженности, ведь  компании с большим количеством контрагентов получают платежи раньше, а их клиенты в любом регионе раньше видят акты и счета на оплату, а значит быстрее их оплачивают и не допускают кассового разрыва.

Благодаря тому, что клиенты получают документы быстрее, бумаги не теряются, ошибки можно быстро исправить, лояльность повышается, что особенно актуально для отраслей с высокой конкуренцией.

Все еще не убедились в преимуществах электронного документооборота над бумажным? Узнать больше вы можете у специалистов компании «Тюмень-Софт» по телефону 680-960. Позвоните нам, чтобы заказать сервис «1С-ЭДО», либо заполните форму внизу страницы.

Вернуться обратно

ОПУБЛИКОВАТЬ В СОЦ.СЕТЯХ


Подпишитесь на нашу рассылку и получайте интересные новости на электронную почту

Никакого спама, честное пионерское.

Не забывайте делиться в социальных сетях и следить за анонсами